第一章 总   则

第一条 为加强学校档案工作，提高档案管理水平，进一步促进档案工作科学化、规范化、标准化和信息化建设，使之为学校建设发展提供优质服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 学校档案是指学校各部门在从事党政管理、招生、教学、科研、基本建设、设备管理等活动中形成并积累下来的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第三条 学校档案记录和反映学校建立、建设与发展的历史过程，是全校师生员工的劳动成果和智慧结晶，是评估学校教学工作质量、衡量学校管理水平以及编写校史等工作的重要依据，具有十分重要的凭证作用和参考作用，全校师生都有保护档案的义务。  

第四条 学校档案工作是记录学校发展历史的重要工作。学校应当加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学校发展规划和工作计划，纳入各个部门的议事日程和管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。

第五条 学校档案工作坚持学校统一领导、集中管理原则，各单位应当把档案工作作为一项重要工作来抓，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，应当布置、检查、总结、验收档案工作。

第六条 学校档案工作的方法是档案材料形成单位立卷归档，并坚持在档案材料形成过程中做好预立卷工作。

第二章 领导体制、机构及职责

第七条 学校档案工作接受省教育厅的领导，业务上接受省、市档案管理部门的监督、检查和指导。学校成立档案工作领导小组，作为学校档案工作的领导机构，负责研究决定学校档案工作的重大问题。

第八条 学校档案馆（以下简称档案馆）是学校档案工作的管理机构，负责学校档案资源建设、档案保存和档案利用。档案馆对全校档案工作负有统筹规划、组织协调、统一管理、咨询建议，以及监督、检查和指导的责任。

档案馆对党政管理、教学、科研、基建、出版物、外事、财会、声像、人物等综合档案实行集中统一管理。

第九条 学校档案工作由档案工作领导小组领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规;

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设;

（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实科室设置、人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题;

（五）负责需要销毁档案的审批工作。

第十条 档案馆是学校档案工作的职能部门，负责对全校档案工作实施指导、监督与检查，其主要职责是：

（一）宣传贯彻国家关于档案工作的法律、法规和政策，规划全校档案工作;

（二）制定学校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查档案工作制度的执行;

（三）负责学校各类档案归档、建档工作，指导和协助各单位做好各类档案的收集、征集和预立卷工作；负责对档案进行科学管理和开放、提供利用工作;

（四）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

（五）保守档案机密，确保档案安全，维护档案的完整、准确、系统性；做好档案保护工作，最大限度地延长档案寿命;

（六）加强档案队伍建设，建立健全兼职档案员队伍，组织全校专、兼职档案员业务培训;

（七）开展档案编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源，开展档案信息咨询服务，为教学、科研、管理等中心工作服务;

（八）开展档案学术研究和交流活动，提高档案人员的素质和档案工作水平;

（九）负责组织档案鉴定、销毁工作;

（十）完成上级下达的各项档案工作任务和领导交办的相关工作。

第十一条 学校机关各部门、单位要将档案工作纳入其职责范围，由部门负责人负责管理本部门的档案工作，并根据工作需要配备兼职档案工作人员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作，兼职档案工作人员队伍应当保持相对稳定，形成档案工作网络体系。

第十二条 专（兼）职档案员的主要职责是：

（一）贯彻落实国家有关档案工作的法律、法规和学校的规定，制定本部门档案工作计划；

（二）按照立卷归档程序，做好本部门档案预立卷工作，完善应归档文件材料的形成积累；

（三）将收集、积累的文件材料整理、组卷、做到组卷合乎要求、编目清楚、标题准确，并及时向学校档案馆移交;

（四）做好存放在本部门的文件材料的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

第三章 档案的接收

第十三条 学校档案馆建立和完善各类材料的立卷归档制度，并实行纸质档案和电子档案双轨并行的立卷归档管理办法。应归档的文件材料必须做到完整、准确、系统。

   第十四条 学校档案的分类，以及各类文件材料的归档范围和保管期限，按照国家有关法律法规执行。档案馆应结合学校实际，制定符合工作需要的《吉林建筑科技学院归档范围和保管期限表》，强化对档案业务工作的监督和指导。

   第十五条 学校各部门在教学、科研、党政管理等活动中（包括个人在教学、科研、党政管理等职务活动中）所形成的文件材料，由各部门按照学校档案馆制定的档案整理组卷规则组卷，经档案馆检查合格后向档案馆移交。

  第十六条 档案形成过程中文件材料应符合下列要求：

（一）归档文件材料要齐全完整，无涂改痕迹。已破损、字迹模糊或易褪色的文件应予修补、复制，并附于原件后一并归档；

（二）归档文件材料要遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，分类组卷；

（三）归档文件材料用纸规范，书写字迹清晰，不能使用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久保存的书写工具；

（四）案卷标题要简明确切，编制卷内目录应符合规范要求。

第十七条 归档时间及手续：

（一）学校各部门、单位按年度归档，在次年6月底前向档案馆移交；

（二）学校教学学籍档案在完成一个培养周期（即一届学生入学到毕业），于当年寒假前一次性归档；

（三）学校科研、基建、后勤等部门，应在项目完成并通过鉴定验收后2个月内向档案馆移交；

（四）当年的财务档案，在会计年度结束后，由财务处保管3年，期满之后编制案卷目录，于次年6月底前向档案馆移交；

（五）声像类档案在本年度6月底和11月底前归档，其中，毕业生集体合影电子版与纸质照片在本年度11月底前归档；

（六）实物档案在形成后1年内归档，确需在本单位保留一段时间的，应先移交档案馆拍照、登记、列清单，再办理借出手续；

（七）档案馆接收档案时，应履行相关手续，填写档案移交清单一式两份，交接双方签字盖章，档案移交清单由档案馆和立卷归档单位分别保存。

第十八条 列入立卷归档范围的档案（包括个人在职务活动中形成的各种载体的文字材料），应按照规定向档案馆移交，集中管理。

个人在非职务活动中形成的有保存价值的各种载体的材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。

第十九条 学校实行部门立卷归档制度，按各职能部门职责分工负责相应材料的立卷归档。全校性、综合性材料由学校党政办公室负责立卷归档，涉及多个部门的，由主办部门归档，其他部门协办。各种文件材料由形成单位按规定整理、立卷，并定期向档案馆移交。凡学校有重大活动、庆典、捐赠等事项，在其发生、发展过程中形成的全部文字材料、照片、录像、光盘、实物均应及时归档。档案馆应加强对各单位的立卷指导工作。

第四章 档案的管理

第二十条 学校档案由档案馆集中保存，以确保档案的完整、准确、系统、安全，有利于开发利用。各单位及个人在教学、科研、管理等各项职务活动中形成的文件材料，必须按照规定归档移交。任何单位和个人不得以任何理由和借口长期私自留存或据为已有。

第二十一条 档案馆应当建立档案统计、检查和利用登记制度。指定专人对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的保管和利用等定期进行统计；并按照有关规定，向所在地的档案主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第二十二条 档案馆应当建立健全档案安全体系。落实人防、物防、技防三位一体的档案安全防范措施，建立完善档案安全应急管理制度，切实改善档案保管条件，对重要档案实行异地异质备份保管，确保档案实体和档案信息的安全。

第二十三条 档案馆应当做好档案鉴定工作。对保管期限已满、失去保存价值的档案，会同有关部门鉴定并登记造册报档案工作领导小组批准后，予以销毁。销毁档案时，必须有两人监销，并在销毁清册上签名。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十四条 加强对涉密计算机和涉密载体的安全保密管理，严格执行“涉密不上网，上网不涉密”。保密档案实行专人专柜管理，保密档案密级的变更和解密，依照相关法规办理。

第二十五条 严格执行安全保密制度，档案不得随意堆放，严禁毁损、散失和泄密。特殊载体和重要、机密档案应当专柜存放。做好防火、防潮、防虫、防鼠、防盗工作。档案保管应当存放有序、查找方便。对残破和字迹褪色档案应当及时修补复制。保持库房、馆区的整洁、卫生。

第五章 档案的利用

第二十六条 档案馆应当积极、主动地开展档案利用工作，制定档案借阅和复制制度，按照密级履行审批手续。设立阅览室，为利用者提供方便。

第二十七条 档案馆所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需要查阅时，应当持介绍信及有效证件，经档案馆负责人同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家的秘密，须经档案工作领导小组批准。

第二十八条 利用者查阅档案，必须严格遵守档案借阅制度，保证档案的完整和安全。凡需要借出的档案，不准带到公共场所或家中，不得遗失、污染、涂改、抽拆和转借横传。归还档案时，档案人员应当面检查，如有损坏、丢失档案者，应追究其责任。

第二十九条 档案馆提供利用档案须遵循下列规定:

（一）凡持有合法证件的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，可查阅利用属于开放范围的档案，并按规定摘录和复制；

（二）本校工作人员因工作需要，可直接查、借阅本单位归档的档案，但本校人员查阅非本部门归档的带有密级的或限制使用的档案时，须经归档单位和档案馆负责人同意，并在保密借阅登记簿上签字、盖章，方可查阅；

（三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案时，须持有关主管部门介绍信，并出具证件和有关手续，方可查阅；

（四）外国机关或个人要求利用档案的，应按国家有关规定办理；

（五）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公布属于未开放范围的档案；

（六）提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件；

（七）档案馆是学校出具档案证明的唯一机构，凡摘抄、复制的档案，须经学校档案馆核准，并加盖档案馆公章方能生效。

第三十条 馆藏档案有下列情况之一者，则不宜开放:

（一）涉及党和国家秘密的;

（二）涉及专利和科学技术秘密的;

（三）涉及个人隐私的;

（四）档案形成部门规定限制利用的;

（五）学校重要会议记录。

第六章 经费、库房和设备

第三十一条 学校应当保障档案事业所需经费。档案工作所需经费单独立项，列入学校预算，有计划地为档案馆配备必要的设备。对用于本部门归档文件所需的档案设备、装具等，各职能部门应当在经费中给予支持。

第三十二条 学校应当按照国家档案局发布的《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）为档案馆提供符合档案管理要求的专用档案库房和办公、阅览、整理用房，做到档案室、阅档室、档案整理室、档案人员办公室四室分开。扩建档案馆，应当充分考虑学校的发展规模、馆藏档案数量的增加状况，不断改善条件，适应现代化管理要求。存放实物、声像、电子档案等特殊载体档案，应当设有专门库房、装具并配置自动报警、自动消防和恒温、恒湿等设施，有良好的卫生条件和防盗、防光、防尘、防磁、防有害生物及防污染等安全措施。

第七章 奖励与处罚

第三十三条 建立档案工作定期检查和考核评比制度。对在档案工作中成绩突出的单位和个人，学校应当给予表彰和奖励。

第三十四条 对于将重要或珍贵档案资料捐赠给学校者，学校发放捐赠证书和纪念品。

第三十五条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，玩忽职守而造成档案损失的有关责任人，应当由学校根据情节轻重，依照有关规定，给予行政处分；构成犯罪的，由司法部门追究刑事责任。

第八章 附  则

第三十六条 本办法由学校档案馆负责解释，本办法自公布之日起施行。