为规范查阅学校档案和利用学校档案行为，根据教育部《高等学校档案管理办法》，制订本制度。

一、借阅档案时，必须履行借阅手续，填写“档案借阅登记”。档案资料一般不外借，特殊情况办理借出手续，借出档案期限为7天，特殊重要档案要经主管校领导审批同意后借出。

二、经批准查阅的档案，需要摘录的，应经档案管理人员同意，并经核对无误后，方可出具证明。

三、查（借）阅室内禁止吸烟，不要大声喧哗，不准靠近阅档桌喝水。

四、利用档案资料要注意保守机密，不得翻阅与查档无关的内容，不得传播档案内容，要保证案卷的完整与安全，严禁拆卷、拆叠、剪裁和涂改，要保持档案清洁，不得弄脏、划道。

五、外单位查阅非机密档案资料，凭各级介绍信可以直接查阅，介绍信要注明查档人姓名、职务、所查内容、以及利用目的。

六、财务档案保密性强，所以在查（借）阅财务档案时，须经财务人员陪同方可。